MENGELOLA PROSES KREDIT

A.   PENGERTIAN KREDIT 

Perkataan kredit (credit) berasal dari kata credere yang artinya“kepercayaan”. Jadi memperoleh kredit berarti memperoleh kepercayaan. Kemudian kredit berarti suatu pemberian  kepercayaan dimana balas jasa diberikan pada waktu setelah prestasi dilakukan.. Misalnya, kredit penjualan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli dalam suatu transaksi jual-beli, penjual menyerahkan barang atau jasa terlebih dahulu kepada pembeli, sedang pembayaran atas barang atau jasa tersebut dilakukan beberapa waktu kemudian oleh pihak pembeli. Dalam kegiatan kredit, ada dua pihak yang terlibat, yaitu pihak pemberi kredit yang disebut kreditur dan pihak penerima kredit yang disebut dengan istilah debitur. Dari contoh diatas, pihak penjual disebut kreditur dan pihak pembeli disebut debitur. Kreditur adalah pihak yeng memiliki tagihan atau piutang, sedangkan debitur adalah pihak yang memilki kewajiban atau hutang. Menurut jangka waktunya, kredit dibedakan menjadi : Kredit jangka pendek, yaitu kredit yang jangka waktu pelunasannya maksimum 1 tahun. Kredit jangka menengah, yaitu kredit yang jangka waktu pelunasannya antara 1 sampai dengan 3 tahun. Kredit jangka panjang, yaitu kredit yang jangka waktu pelunasannya lebih dari 3 tahun. Menurut rencana penggunaannya, kredit dibedakan menjadi : Kredit konsumtif, yaitu kredit yang akan digunakan untuk keperluan konsumsi atau kredit yang semata-mata dipergunakan untuk memperoleh barang-barang yang akan dipakai. Kredit produktif, yaitu kredit yang akan digunakan untuk usaha produksi atau kredit yang digunakan untuk memperoleh tambahan penghasilan. Kredit produktif ini dibedakan menjadi kredit : Kredit modal kerja, yaitu kredit yang akan digunakan untuk menjalankan usaha sehari-hari , misalnya untuk membeli bahan baku, membayar upah pegawai dan sebagainya. Kredit investasi, yaitu kredit yang akan digunakan untuk memperoleh alat-alat produksi yang akan dipakai dalam jangka waktu yang lama, misalnya mesin. Dalam bahasan ini akan dikhususkan untuk pemberian kredit dari penjualan barang dagangan. Sehingga bahasan yang disampaikan, berkisar seputar tentang kegiatan apa saja yang harus dilakukan oleh penjualan sehubungan dengan penjualan barang dagangan secara kredit. Penetuan kelayakan kredit bagi pelanggan atau calon pelanggan dalam suatu perusahaan akan ditentukan oleh Bagian Kredit.  Secara garis besar kegiatan yang dilakukan oleh Bagian Kredit sehubungan dengan pemberiaan kredit untuk pelanggan atau calon pelanggannya, meliputi : Mengidentifikasi pelanggan atau calon pelanggan Menganalisa kelayakan pemberian kredit Menentukan besarnya kredit B.   MENYIAPKAN DATA PELANGGAN  Data pelanggan atau calon pelanggan sangat penting untuk perusahaan yang akan melakukan penjualan kredit. Hal ini dimaksudkan agar penjualan kredit yang dilakukan tepat diberikan kepada pembeli yang bertanggung jawab, jujur, dan memiliki kemampuan pengembalian kredit yang diberikan. Data yang diperlukan, antara lain: Identitas pelanggan. Kegiatan yang harus diketahui oleh Bagian Kredit dalam penjualan kredit adalah mengetahui identitas pelanggan.Identitas pelanggan yang harus diketahui, misalnya : Nama dan alamat perusahaan Status kepemilikan perusahaan Kondisi perusahaan Lokasi kegiatan usaha dilakukan . Identitas pelanggan dapat diketahui melalui surat permohonan kredit (Surat Oder Pembelian) yang disampaikan oleh pembeli, wawancara, survey atau meminta informasi dari pihak lain . Data Kredit Pelanggan  Data kredit pelanggan sangat diperlukan untuk digunakan sebagai pedoman dalam mem-berikan kredit kepada pelanggan yang bersangkutan saat mengajukan permohonan kredit berikutnya. Data yang dimaksud antara lain: Lamanya menjadi pelanggan perusahaan Besarnya kredit maksimum yang pernah diberikan Kelancaran pengembalian kredit pada periode-periode lalu Status kredit yang sedang berjalan Kondisi perusahaan pelanggan yang sedang berjalan Sedangkan untuk pelanggan baru, data kredit pelanggan tidak ada dalam arsip perusahaan, maka perusahaan akan mencari informasi dari pihak lain, misalnya dari kelompok usaha yang sejenis atau dari mitra usaha klien Status Pelanggan Dalam menentukan status pelanggan yang berhubungan dengan kemampuan klien untuk membayar utangnya diperlukan data tentang: Prospek dan kemampuan pemasaran dari klien pemohon penjualan secara kredit. Kemampuan keuangan klien melalui analisis laporan keuangan Informasi dari pihak luar tetang repuatsi pelanggan dalam segi kebiasaan kredit dan kebiasaan bisnisnya.

C.   KELAYAKAN PEMBERIAN KREDIT 

Pemberian kredit kepada pelanggan dilakukan berdasarkan analisa kelayakan pemberian kredit. Analisa kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan pada dasarnya adalah memperkirakan kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya sehingga akan dapat membayar kewajibannya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan : Menerapkan prinsip-prinsip umum pemberian kredit. Menganalisa berkas dokumen atau catatan pelanggan. Mencari masukan dari sumber-sumber lain, misalnya : daftar hitam penunggak kredit, kelompok usaha yang sejenis, mitra usaha pelanggan. Dari uraian tersebut, analisis kelayakan kredit dimaksudkan untuk menentukan kelayakan pemberian kredit yang akan diberikan kepada pelanggan. Dengan analisis kelayakan kredit, dapat menentukan tingkat kepercayaan kepada pelanggan dan dapat menghidari kemungkinan terjadinya kerugian di masa yang akan datang akibat adanya kredit macet. Secara umum analisis kelayakan kredit dapat dilakukan dengan menggunakan Prinsip 5C, Analisis Umur Piutang,  dan Analisis Ratio. Prinsip Penilaian Kredit Prinsip penilaian kelayakan kredit dapat dilakukan dengan penilaian menggunakan Prinsip 5C. Dalam penilaian ini, calon debitur akan dinilai berdasarkan penilaian aspek : Character, Capacity, Capital, Condition of economy, dan  Collateral. Yang dimaksud masing-masing aspek tersebut sebagai berikut : Character adalah aspek watak atau kepribadian calon debitur. Apakah calon debitur memiliki berkelakuan yang baik dan selalu berusaha memenuhi janji. Capacity adalah aspek kemampuan (kapasitas) calon debitur dalam menjalankan usahanya. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya order dan kelancaran pengembalian kredit. Capital adalah aspek modal calon debitur. Hal yang perlu diketahui adalah besarnya modal, hutang serta komposisi kekayaan perusahaan calon dibitur sehingga dapat diketahui tingkat likuiditas perusahaan calon debitur. Tingkat likuiditas akan menunjukan kemempuan perusahaan dalam pengembalian kredit. Condition of economy adalah aspek pengaruh dari trend perekonomian secara umum yang diperkirakan akan berpengaruh terhadap usaha calon debitur. Collateral adalah aspek jaminan dalam bentuk harta benda milik calon debitur, atau pihak lain sebagai penjamin. Namun untuk penjualan kredit yang diutamakan bukan jaminan tetapi kelancaran usaha dari calon debitur Analisis Umur Piutang Analisis ini dapat digunakan untuk pelanggan lama dengan data yang telah tersedia di perusahaan. Data yang diperlukan dapat diambil dari data mutasi piutang yang ada di Kartu Piutang. Dalam analisis ini, piutang dipisahkan menjadi piutang yang belum menunggak dan piutang yang telah menunggak. Dengan demikian akan diketahui tingkat  bonafiditas dan status kredit dari para debitur. Selanjutnya hasil analisis digunakan sebagai pedoman untuk menentukan pemberian kredit kepada pelanggan apabila pelanggan yang bersangkutan mengajukan permohonan kredit kembali. Contoh : Analisa Ratio Untuk kepentingan perhitungan analisa ratio, para calon pelanggan dimintakan melampirkan laporan keuangan, antara lain Neraca dan Laporan Rugi Laba, biasanya untuk dua periode terakhir. Hal ini dilakukan perusahaan demi keamanan dikemudian hari, sehubungan dengan pemberian kredit.  Ada beberapa analisa ratio yang dapat digunakan, antara lain : 1. Ratio Likuiditas Ratio ini digunakan untuk mengetahui kemampuan suatu perusahaan dalam memenuhi kewajiban jangka pendek atau utang jangka pendek. Likuiditas perusahaan diketahui dengan cara membandingkan antara aktiva lancar (current assets) dengan hutang lancar (current liabilities). Ratio yang dikatakan baik atau sehat apabila hasil perbandingan yang diperoleh  AL  : HL  =  2  :  1, artinya satu rupiah hutang jangka pendek dijamin dengan dua rupiah aktiva lancar atau harta lancar. Contoh : Besarnya ratio likuiditas =       atau 2. Ratio Solvabilitas Ratio ini digunakan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajibannya, baik jangka pendek maupun jangka panjang apabila perusahaan tersebut dibubarkan. Dengan kata lain, ratio ini menunjukan cukup tidaknya harta perusahaan untuk membayar hutang-hutangnya . Ratio ini dihitung dengan cara membandingkan antara Total Aktiva dengan Total Hutang (TA : TH), dikata baik apabila perbandingannya 1,5 : 1, minimal  1 : 1.  Apabila Total Aktivanya kurang 1, maka perusahaan tersebut dalam keadaan kurang solvable. Contoh : Besarnya ratio likuiditas =    atau 3. Ratio Rentabilitas Ratio ini digunakan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba selama periode tertentu.  Ratio rentabilitas pada dasarnya dihitung dengan cara : Misalnya : Laba yang diperoleh perusahaan Rp 40.000.000,00, modal yang digunakan dalam operasi perusahaan sebesar Rp 200.000.000,00, maka besarnya rentabilitas adalah Kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba dikatakan cukup baik apabila persentase ratio rentabilitas yang diperoleh perusahaan lebih besar dari pada  persentase tingkat bunga deposito bank yang berlaku. Disamping itu, dapat juga dibandingkan dengan rata-rata tingkat rentabilitas yang dicapai perusahaan yang sejenis. 4. Average Collecting Periode Digunakan untuk menghitung berapa lama rata-rata piutang dapat diterima pembayarannya. Semakin pendek waktu penerimaan piutang akan semakin baik, karena modal yang tertanam dalam piutang semakin kecil. Hal inipun dapat juga dibandingkan dengan syarat pembayaran yang diberikan oleh pelanggan kepada konsumennya. Sehingga dapat diketahui konsumen pelanggan tersebut banyak yang lewat jatuh tempo atau tidakpembayarannya.  Rata-rata lamanya piutang dapat diterima pembayarannya dihitung sebagai berikut :   Contoh : Maka besarnya piutang rata-rata = (40.000.000  +  60.000.000) / 2  = 50.000.000 5. Inventory Turn Over Digunakan untuk mengetahui tingkat peputaran mutasi barang pada suatu perusahaan. Semakin tinggi tingkat perputaran menunjukan kedaan yang semakin baik, karena berarti barang tersimpan di gudang akan semakin pendek waktunya. Inventory turn over (perputaran persediaan) dihitung sebagi berikut : Dengan diketahuinya inventory turn over, maka  rata-rata lamanya persediaan tersimpan di gudang dapat dihitung sebagai berikut :   Contoh : Maka besarnya persediaan  rata-rata = (40.000.000  +  80.000.000) / 2  = 60.000.000 Dengan inventory turn over 12 kali dalam satu tahun, maka lamanya persediaan tersimpan di gudang rata-rata selama :

D.   Pengusulan PEMBERIAN KREDIT 

Bagian yang terkait             Bagian yang terlibat langsung dengan kegiatan persetujuan kredit adalah Bagian Order Penjualan dan Bagian Kredit. Bagian Order Penjualan, berdasarkan order yang masuk akan menyampaikan permintaan persetujuan kredit kepada Bagian Kredit. Kegiatan yang dilakukan oleh Bagian Order Penjualan dan Bagian Kredit dalam menangani perjanjian kredit, sebagai berikut: 1. Bagian Order Penjualan Menerima order dari pelanggan atau calon debitur Membuat daftar usulan persetujuan kredit rangkap dua Menyampaikan daftar usulan kredit rangkap dua ke Bagian Kredit, dilampiri surat order yang diterima dari pelanggan atau calon debitur Menerima daftar persetujuan kredit lembar per dari Bagian Kredit beserta surat order yang diterima dari pelanggan atau calon debitur Melaksanakan pemberian kredit sesuai dengan jumlah kredit yang telah ditetapkan oleh Bagian Kredit yang tercantum dalam daftar persetujuan kredit Mengarsipkan surat order dari pelanggan beserta surat order pengiriman barang yang bersangkutan 2. Bagian Kredit Menerima daftar usulan kredit dua lembar dari Bagian Order Penjualan dilampiri surat order dari pelanggan atau calon debitur Menganalisis dan menentukan kelayakan kredit untuk pelanggan atau calon debitur yang diusulkan oleh Bagian Order Penjualan Membuat daftar persetujuan kredit sesuai dengan hasil analisis kelayakan kredit Menyerahkan daftar persetujuan kredit lembar per beserta surat order dari pelanggan atau calon debitur kepada Bagian Order Penjualan Mengarsip daftar persetujuan kredit lembar dua untuk mengoreksi data kredit yang diberikan dengan data surat order pengiriman yang dibuat oleh Bagian Order Penjualan Untuk mempercepat proses penjualan, dalam praktek biasanya Bagian Order Penjualan tidak menyampaikan daftar usulan persetujuan kredit tetapi berupa Surat Order Pengiriman untuk minta disetujui oleh Bagian Kredit. Hal ini biasanya dilakukan untuk order dari pelanggan yang sudah diketahui memiliki reputasi baik. Daftar persetujuan kredit Berdasarkan order yang diterima dari pelanggan atau calon debitur, Bagian Order Penjualan akan membuat daftar usulan persetujuan kredit untuk dimintakan persetujuan kredit dari Bagian Kredit. Contoh: Usulan kredit yang dibuat oleh Bagian Order Penjualan. Dalam daftar tersebut, untuk kolom Jumlah Satuan Disetujuidan kolom Kredit Disetujui masih telihat kosong. Kolom-kolom tersebut akan diisi oleh Bagian Kredit dengan terlebih dahulu melakukan analisis kelayakan kredit. Selanjutnya, daftar tersebut dikembalikan ke Bagian Order Penjualan untuk diproses lebih lanjut. Contoh: Usulan kredit yang setujui oleh Bagian Kredit

E.   PENDISTRIBUSIAN KREDIT 

Setelah kuputusan persetujuan kredit diterima, kegiatan berikutnya yang dilakukan oleh Bagian Order Penjualan merealisasi penjualan kredit. Dokumen yang harus disiapkan oleh Bagian Order Penjualan dan pendistribusiannya sebagai berikut . 1. Membuat Surat Order Pengiriman (SOP) sebanyak 9 lembar dengan distribusi sebagai berikut : Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang sesuai Surat Order Pengiriman. Lembar 2, 3, 4, 5, dieserahkan kepada Bagian Pengriman. Lembar 4 sebagai perintah untuk mengrimkan barang dan lembar 5 untuk slip pembungkus. Sementara lembar 2 dan 3 untuk ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum sebagai bukti penyerahan barang untuk dimuat atau sebagai surat muat (bill of lading). Lembar 6, dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa surat pesanan dari pembeli  sudah diterima dan sedang diproses. Lembar 8, diarsipkan menurut abjad di Bagian Order Penjualan untuk kepentingan pelayanan kepada pelanggan dalam hal timbul pertanyaan mengenai barang yang dijual. Lembar 9, bersama Surat Order Pembelian, Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi diarsip menurut tanggal pengririman, sebagai arsip untuk kepentingan pengawasan pengiriman barang. 2. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 dari Bagian Pengiriman, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan. 3. Mengirim kembali Surat Order Pengririman lembar 1 dan 2 kepada Bagian Penagihan untuk dibuatkan Faktur Penjualan Faktur pejualan dibuat oleh Bagian Penagihan berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 dari Bagian Pengiriman, yang diterima melalui Bagian Order Penjualan, sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirim kepada pembeli. Faktur penjualan dibuat sebanyak 5 lembar dengan pendistribusian sebagai berikut : Lembar 1, dikirim kepada pembeli Lembar 2, diserahkan lepada Bagian Piutang dilampiri Surat Order Pengiriman lembar 1 Lembar 3, diserahkan lepada Bagian Jornal Lembar 4, diserahkan lepada Bagian Kartu Persediaan untuk perhitungan harga pokok Lembar 5, diserahkan lepada pramuniaga untuk perhitungan komisi penjualan